Guía de compra: Equipamiento tecnológico esencial para una oficina eficiente
Un paso crucial para cualquier empresa es hacer una correcta elección del equipamiento tecnológico necesario para llevar a cabo las actividades laborales diarias. Ya sea una gran empresa, una empresa a mediana escala o una pyme, hacer uso de la tecnología adecuada aporta múltiples beneficios entre los que destaca el aumento de la productividad.
¿Tu oficina ya cuenta con el equipo tecnológico esencial? ¿Cuáles son las herramientas de informática y tecnología que pueden ayudar a tu negocio a alcanzar el éxito? Tanto si necesitas renovar la infraestructura tecnológica ya existente, como si precisas de un completo equipo para tu nuevo espacio, tienes una amplia variedad de productos que sin duda mejorarán tu experiencia y rendimiento.
Únete al nuevo movimiento de las oficinas tecnológicas dentro del sector empresarial e incorpora las herramientas más útiles para trabajar que te ayuden a mejorar tu negocio. Descubre las múltiples ventajas que ofrece un buen equipamiento tecnológico y escoge aquellos instrumentos claves según las necesidades concretas de tu negocio.
La importancia del equipamiento tecnológico para fomentar la productividad
El término de ‘oficina tecnológica’ es una realidad cada vez más extendida en grandes, medianas y pequeñas empresas. Las oficinas tecnológicas son espacios equipados con las últimas novedades del sector, ofreciendo una experiencia laboral completamente digitalizada para un uso más cómodo y seguro de la información y los documentos.
La tecnología en el ámbito laboral no solo nos permite aumentar la productividad, si no también mejorar la seguridad y fomentar la flexibilidad de la propia empresa para adaptarse ampliamente a la competitividad existente en el mercado. ¿Está tu oficina preparada para ello?
Disponer de un equipamiento tecnológico es importante en pos de fomentar la productividad, ya que permite realizar las tareas de oficina de forma más eficiente y en un menor periodo de tiempo. Algunos de los aspectos más importantes a destacar del uso de los equipos tecnológicos más adecuados son los siguientes:
Agilizar los flujos de trabajo.Minimizando el tiempo de entrega y realización de las tareas.
Mejorar la comunicación. Con una red más eficiente a la hora de compartir información y coordina acciones entre los trabajadores y también con los propios clientes.
Automatización de procesos. Con el uso de programas específicos que se encargan de tareas sencillas y repetitivas, fáciles de delegar.
Monitorización de procesos Control de procesos a tiempo real, con acceso a los datos necesarios en un momento concreto.
Gestión de grandes volúmenes de datos. Aumento de la eficiencia a la hora de tratar un amplio volumen de información.
Trabajar en remoto. Permite a los trabajadores trabajar desde cualquier lugar, con acceso a toda la información que queda automatizada y guardada bajo total seguridad.
A la hora de elegir el mejor equipamiento tecnológico para una oficina, es interesante hacer un primer análisis de cuáles son los elementos necesarios. Cada empresa es diferente, y según el sector laboral, el tipo de actividad, así como las necesidades de sus empleados, precisará de unas herramientas muy concretas, siempre abogando por los últimos avances para estar al tanto en innovación.
Equipamiento tecnológico clave para una oficina
Identificar cuáles son las necesidades tecnológicas de una empresa es el primer paso para una correcta selección de los equipos informáticos adecuados. En este sentido no solo prima la elección de equipos, si no también de un software que cubra las necesidades de la empresa y que al mismo tiempo pueda seguir evolucionando con ella.
Veamos cuáles son los elementos clave para equipar una oficina con la última tecnología en informática, además de otras múltiples herramientas tecnológicas que podrían ser útiles en la mayoría de los sectores.
Ordenadores
Comenzamos por uno de los equipamientos tecnológicos más básicos, los ordenadores o computadoras. Desde ordenadores de sobremesa, hasta portátiles, pasando por elementos combinados que permiten la sincronización entre dispositivos. Un ordenador es el recurso más valioso para cualquier trabajador de oficina, ya que se emplea para la producción, comunicación y gestión de la empresa, además de otras múltiples actividades.
Por ejemplo, en el trabajo de oficina, el ordenador permite al empleado el uso de su correo electrónico, realizar búsquedas en internet, gestionar la base de datos de la empresa, realizar y entregar informes, hacer trabajos de edición, y por supuesto, mantenerse conectado con otros compañeros.
Hoy en día la tecnología avanza muy rápido, y por ello es interesante conocer cuáles son los últimos avances para mantenerse actualizado. Por suerte, los elementos como discos duros, memoria RAM, programas de software y antivirus se pueden actualizar fácilmente en la mayoría de los equipos modernos, implementando las mejores novedades del sector para favorecer la productividad y disponer de un almacenamiento de datos más seguro.
Periféricos para ordenadores
Se conoce como periféricos a los elementos que no forman parte del núcleo del ordenador. Son aquellos dispositivos que se conectan para realizar funciones de entrada, salida, comunicación o almacenamiento. Entre ellos: teclados, ratones, altavoces, auriculares, cámara web, pantallas táctiles, y otros.
Los periféricos son un básico a tener en cuenta para complementar el equipamiento tecnológico esencial. No solo son imprescindibles para el uso de un ordenador; también pueden marcar la diferencia entre una mayor o menor productividad en la oficina. Si el trabajador puede realizar sus tareas más cómodamente, los resultados irán encaminados a la excelencia.
Ya hemos mencionado muchos de ellos, pero dentro del mundo de los periféricos hay una gran selección de dispositivos según el uso para el que hayan sido diseñados con características muy concretas. Ratones de ordenador básicos o especiales (inalámbricos, ópticos, verticales, ergonómicos, etcétera), teclados de ordenador clásicos, inalámbricos o mecánicos, entre otros, alfombrillas y otros muchos accesorios de oficina.
Accesorios de conectividad
Un ordenador de trabajo nunca está completo sin sus accesorios de conectividad. Cables de conexión, adaptadores, puertos USB externos, cargadores, y otros muchos elementos que son prácticos y a veces indispensables para desempeñar las labores diarias.
Disponibles en muchas marcas ampliamente conocidas, diferentes longitudes, tipo de uso en pantalla o computadora, y múltiples características más, el primer paso para la elección de un accesorio de conectividad es analizar las necesidades específicas y decantarse por la mejor opción. ¡Ten en cuenta que estos también evolucionan con diferencias significativas cada año!
Impresoras
Cuando se trata de evolución tecnológica, las impresoras son el dispositivo que se lleva la palma. No hay un equipamiento tecnológico que avance más rápido que las impresoras de oficina, y esto se nota sobre todo en la usabilidad y la calidad de impresión de los trabajos realizados.
¿Por qué es importante tener en una oficina las impresoras más avanzadas? El motivo es sencillo: te facilitan muchísimo el trabajo. Las impresoras son esenciales en cualquier empresa, se usan cada día, y en algunos casos están a disposición de varios empleados, por lo que el rendimiento debe ser excelente.
No es lo mismo disponer de una impresora de uso individual en tu propio despacho, que compartirla con otros compañeros de oficina. En el momento en que todos necesiten imprimir documentos de manera inmediata, los últimos modelos del mercado ofrecen una mayor capacidad de conexión inalámbrica, además de programas especializados para personalizar el tipo de impresión que necesitas en cada momento.
Ya sean impresoras de tinta, láser, impresoras de gran formato, matriciales, impresoras de fotografía, o incluso impresoras térmicas, tienes una amplia variedad y de todas las marcas para escoger la más adecuada para tu oficina.
Escáneres y faxes
Si bien hoy en día el uso de faxes se ha sustituido por otros sistemas de envío de datos y documentos más efectivos, todavía algunas empresas precisan de este medio que emplea la vía telefónica. Hoy en día los faxes vienen con un sistema de escáner incorporado, que incluye todo en uno.
Aunque la mayoría de la información ya se utiliza en las empresas por el medio online, muchos documentos, imágenes o textos precisan ser escaneados para archivar o enviar. En una oficina el escáner y el fax todavía son imprescindibles, y más se trata de un equipo de última generación como los que puedes encontrar en el mercado.
Teléfonos y sistemas de videoconferencia
De lo que no cabe duda es de que en una oficina el sistema de telefonía es de suma importancia. Desde teléfonos inalámbricos, teléfonos con cable, centralitas móviles y smartphones, equipos de videoconferencia especializados, hasta accesorios para el uso de estos.
Muchas empresas tienen un sistema de comunicación telefónica interna a través de teléfonos de sobremesa que permite el contacto directo entre trabajadores. Estos mismos teléfonos se emplean para hacer llamadas externas, que a su vez pueden acompañarse de accesorios como auriculares telefónicos para una mayor comodidad durante la llamada.
Otros accesorios a considerar son los sistemas de audio y videoconferencia clásicos como webcams, micrófonos, altavoces, auriculares o barras de sonido, que permiten una comunicación más precisa entre trabajadores y con los clientes en el caso de hacer conferencias en línea.
Proyectores, pantallas y otras herramientas
Más allá de la esencialidad para una oficina, otro equipamiento tecnológico de gran utilidad son los proyectores y pantallas. A estos se les puede añadir una larga lista dentro de fotografía y vídeo, televisiones, dictáfonos y múltiples accesorios.
Rotuladoras, calculadoras, destructoras de papel, impresoras multifunciones, y otros equipos de ofimática continúan teniendo una gran utilidad en el espacio de trabajo de muchos oficinistas.
Cómo elegir el mejor equipamiento tecnológico para una oficina
La inversión en equipamiento tecnológico para una oficina supone un gran desembolso económico para la empresa. Por este motivo, a la hora de decantarse por el mejor material, hay algunas recomendaciones a considerar, estimando así un mejor uso del presupuesto.
El primer paso es siempre analizar las necesidades de compra de la empresa. Cuál es el equipamiento básico y necesario, qué elementos son los que ayudan a aumentar la productividad, y cuál es la mejor opción entre calidad y costo.
Algunos de estos elementos pueden ser de uso individual o compartido dentro de la oficina. En espacios para varios trabajadores, los equipos como impresoras, escáneres, teléfonos y proyectores pueden ser compartidos.
Presta también atención a las tendencias emergentes que hay en el mercado de la tecnología, y analiza si ciertos equipos son más adecuados para que evolucionen a medida que cambian las necesidades. Otra opción es pedir recomendaciones o dejarse asesorar por un experto, priorizando la productividad y funcionalidad de los elementos en los que invertir.
En definitiva, para elegir el mejor equipamiento tecnológico de oficina son muchos los factores a analizar. Comenzar con un equipo básico para después ir ampliando o adaptados determinadas herramientas según necesidades, es la alternativa por la que se decantan la mayoría de las empresas, complementando así el ambiente laboral perfecto.
