Guía de compra definitiva para elegir la mejor caja registradora
Supermercados, restaurantes, papelerías, tiendas de decoración y cualquier otro negocio en el que se lleve a cabo la compra de productos o servicios necesita una caja registradora que funcione sin problemas para proporcionar una experiencia de compra fluida. Tanto los clientes como los propios empleados estarán más tranquilos durante las transacciones, se reduce el riesgo de cometer errores. Para elegir la caja más adecuada, es importante tener en cuenta una serie de factores que vamos a repasar en esta guía de compra.
1. Características básicas
Pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar las ventajas de las cajas registradoras más sencillas, siendo capaces de realizar las transacciones con fluidez e imprimir comprobantes que cumplen con la normativa vigente de facturas simplificadas.
Precio por Unidad (PLU)
Los PLUs hacen más simple la gestión de los artículos. Más allá de la descripción y el precio, estos códigos son muy útiles cuando un producto sin código de barras tiene variaciones de tamaño, color y estilo, aunque se usa principalmente para frutas y verduras y supermercados. Las cajas registradoras suelen incluir un mínimo de 1000 PLUs.
Cajón automático
Por supuesto, las cajas registradoras también cuentan con un cajón para efectivo integrado con la seguridad pertinente. Se suele abrir y cerrar de forma automática tras una transacción o introduciendo una contraseña, aunque también se puede hacer manualmente usando utilizando la cerradura frontal que tiene el cajón. Se suelen incluir varias copias de llaves. En el interior hay varios compartimentos para monedas y billetes, así siempre estarán ordenados y será más sencillo gestionar el cambio.
Impresora térmica
Un modelo u otro de caja registradora garantiza una gestión rápida de la venta, con una impresión rápida de tiquets, en papel térmico o normal, para seguir el ritmo a aquellos negocios con alta rotación de clientes. Las recargas de papel son fáciles de encontrar y económicas si se cuenta con el proveedor adecuado.
Registro de empleados
Otra característica de las cajas registradoras es que pueden incluir varios números de empleados en la configuración. Si pagas comisiones por ventas, esta funcionalidad facilita el cálculo y seguimiento de las mismas, además de prevenir fraudes o errores involuntarios.
2. Tamaño y portabilidad
Definir cuánto del espacio de trabajo disponible se va a destinar a la caja registradora ayudará a organizar el área de trabajo. Existen cajas registradoras de varios tamaños y pesos, algunas ocupan más y otras menos, algunas son más fáciles de mover de un punto a otro y otras están pensadas para quedarse en un único lugar.
Las cajas registradoras fijas suelen ser más grandes, ideales para negocios en los que haya un alto volumen de ventas. Incorporan impresoras de recibos para poder entregar el comprobante de compra al cliente en cuestión, teclados y pantallas, táctiles en algunos casos, que permiten navegar entre los artículos del punto de venta.
Dado que son modelos más completos y resistentes, suelen ocupar más espacio debido a la impresora de tiquets y el cajón para el dinero. Tienden a suponer una inversión mayor.
Por otra parte, hay cajas registradoras portátiles que suelen ser compactas y ligeras, muy convenientes para negocios que cuentan con poco espacio o que por algún motivo tienen que trasladar la caja registradora de un punto a otro, por ejemplo, ferias o mercados temporales, foodtrucks, etc. Por su simplicidad, suelen ser las más económicas.
3. Conectividad
De una manera u otra, la mayoría de las cajas registradoras son capaces de combinarse con accesorios para crear un sistema de cobro más complejo.
Conexión alámbrica
Las cajas registradoras suelen contar con conexiones por cable USB o RS232 para integrar de manera estable otros dispositivos o un software de gestión que permita crear informes detallados de ventas, inventarios, ingresos por empleado y mucho más. Los datos se pueden exportar en Excel o PDF para ser analizados.
Algunas también incluyen lector de tarjetas SD para hacer copias de seguridad de datos, guardando registros de ventas y transacciones importantes en la tarjeta de memoria.
Conexión inalámbrica
Poco a poco, más cajas registradoras permiten integraciones con otros dispositivos a través de tecnología Bluetooth, es decir, sin cables de por medio. Los más comunes para la operativa del negocio suelen ser impresoras de recibos, escáneres de códigos de barras, balanzas electrónicas y sistemas de gestión de inventarios, entre muchos otros.
Conexión Wi-Fi
Hoy en día, algunas cajas registradoras pueden conectarse a internet a través del Wi-Fi, sincronizándose con sistemas de gestión en la nube. Así, se puede guardar información sobre las ventas en tiempo real y recuperarla en cualquier momento para llevar a cabo acciones concretas. La conexión Wi-Fi también permite descargar e instalar actualizaciones de software en el dispositivo para estar al día de mejoras y adaptarse a cambios fiscales.
4. Métodos de pago
Los clientes no pagan solo en efectivo, también pueden hacerlo con tarjetas de débito o de crédito, con dispositivos con Apple Pay y Google Pay, o incluso con plataformas como Paypal y Bizum. Lo importante es que todos los métodos de cobro aceptados estén incluidos en el sistema de la caja registradora para que se vean reflejados en el comprobante de compra.
Para el archivo de facturas y recibos, hay cajas registradoras conectadas con programas de contabilidad. De esta forma, se automatizan los procesos y se centraliza el control de ventas, la presentación de impuestos y la creación de informes financieros para medir progresos. Esta funcionalidad es un más a más con el que hacer más llevadera la carga administrativa del negocio.
5. Funciones avanzadas
Según el tipo de negocio, puede ser más interesante contar con unas funcionalidades adicionales u otras, al fin y al cabo, la intención de todas es agilizar procesos y ofrecer una visión clara de las ventas y de la actividad del negocio para luego tomar decisiones.
Gestionar varios pedidos
Pensadas sobre todo para restaurantes y cafeterías, hay cajas registradoras capaces de tomar y gestionar varios pedidos al mismo tiempo, una forma de garantizar que el servicio sea rápido. El personal de sala puede ingresar los pedidos de varias mesas sin que esto interfiera con otras operaciones o genere confusión. Algunas incluso permiten modificar los pedidos.
Dividir las cuentas
Es común que los clientes quieran pagar por separado, por lo que dividir las cuentas es otra función que poco a poco se va incorporando en las cajas registradoras más complejas para no tener que hacerlo manualmente. Se puede dividir el pedido equitativamente o ir entrando distintos pagos hasta completar el total.
Informes detallados de ventas
Los informes de ventas pueden ser diarios, semanales o mensuales, ofreciendo información útil sobre el rendimiento del negocio, como los productos más vendidos o los períodos de mayor actividad, para poder ajustar la estrategia comercial. Por ejemplo, se puede distribuir el stock en la tienda dependiendo del nivel de rotación de los productos, así serán más accesibles y se incrementarán las ventas
Gestión de inventarios
Hay cajas registradoras que pueden integrarse con terminales de punto de venta (TPV) para una mejor gestión del inventario, registrando cada venta automáticamente para actualizar la cantidad disponible en tiempo real. De esta forma, no hay que hacerlo manualmente tras cada transacción. Resulta muy útil para puntos de venta con una gran variedad de productos, incluso algunas generan alertas.
6. Manejo y configuración
Es esencial que la caja registradora sea fácil de usar para usuarios de todos los niveles, así se reducen los errores, se agiliza la transacción y se invierte menos tiempo en formación.
Interfaz del usuario
Lo ideal es un modelo con una interfaz intuitiva, especialmente si no se tiene experiencia previa con cajas registradoras. Las cajas registradoras tienen teclados diseñados para la gestión de operaciones o pantallas táctiles, como en los sistemas punto de venta, con las que navegar entre distintos menús con el mismo fin.
Se pueden añadir y seleccionar productos, introducir códigos PLU (Price Look-Up) para identificar artículos sin código de barras, así como aplicar descuentos o modificar precios en el momento.
Gracias a ello y a una retroalimentación visual clara, las cajas registradoras se vuelven más intuitivas. Al recibir confirmaciones en pantalla sobre las acciones que se están llevando a cabo, por ejemplo, la confirmación de un pago o la entrada de un precio, se evitan errores y se agiliza el servicio.
Programación del sistema
Es recomendable optar por cajas registradoras en la que se0a fácil introducir los productos y sus precios en tantas categorías como el000 negocio requiera, así como configurar descuentos automáticos o menús específicos. También se pueden incluir diferentes tipos de IVA y divisas.
Suelen incorporar un máximo de usuarios en el sistema, por lo que esto sería otro valor a tener en cuenta a la hora de elegir entre una caja y otra. Lo ideal es que los botones se puedan personalizar.
Programación del sistema
Es recomendable optar por cajas registradoras en la que se0a fácil introducir los productos y sus precios en tantas categorías como el000 negocio requiera, así como configurar descuentos automáticos o menús específicos. También se pueden incluir diferentes tipos de IVA y divisas.
Suelen incorporar un máximo de usuarios en el sistema, por lo que esto sería otro valor a tener en cuenta a la hora de elegir entre una caja y otra. Lo ideal es que los botones se puedan personalizar.
Soporte técnico
Valora contar con un buen soporte técnico por si surgen dudas o complicaciones durante el uso de la caja registradora, muchas empresas ofrecen este tipo de servicio tras la compra del dispositivo. En ocasiones, esta asistencia puede ser telefónica, con chats en vivo o correo electrónico. Como mínimo, verás que se incluyen manuales de usuario detallados en formato físico o digital, así como recursos educativos como vídeos tutoriales para aprender a configurar las funciones.
7. Presupuesto
Es esencial que la caja registradora sea fácil de usar para usuarios de todos los niveles, así se reducen los errores, se agiliza la transacción y se invierte menos tiempo en formación.
Un equilibrio entre los factores anteriores y la calidad de los materiales asegurará que la inversión valga la pena a largo plazo. Además, debes tener en cuenta gastos adicionales relacionados con el mantenimiento y las actualizaciones del sistema, si los hay. Algunas cajas registradoras pueden solicitar pagos periódicos para cubrir estos servicios.
Considerando cada uno de los factores mencionados en esta guía de compra, desde el tamaño de la caja registradora hasta sus opciones de conectividad y de personalización, resulta más fácil seleccionar aquella que se ajuste a las necesidades del negocio. Definiendo el volumen de ventas y los métodos de pago aceptados, es hora de dar con un sistema intuitivo y de calidad que suponga una inversión rentable a largo plazo.
En Bruneau, encontrarás cajones, cajas registradoras y accesorios con los que mejorar la gestión de tu negocio. Podrás combinar unos y otros como más te convenga para dar con la opción perfecta para el espacio disponible y las características del punto de venta.
