Ordenar, clasificar y archivar: modo de empleo

El método de clasificación depende de la actividad, pero hay reglas elementales que sientan las bases de un procedimiento eficaz

Algunas bases para clasificar son universales, pero existen muchas formas de ordenar bien los documentos (en papel o digitales). Sea cual sea el método, para ser eficaz, un plan de clasificación debe responder a los siguientes objetivos: permitir una vista rápida, ser comprensible para todos y tener continuidad. Por tanto, hay que analizar antes el tipo de informaciones tratadas.
En todos los casos, los grandes métodos de clasificación son siempre los mismos: cronológico, alfabético y temático, todos ellos sometidos a la exigencia en cada momento. Los tres métodos pueden combinarse sin problema. Hay que empezar siempre por plantearse estas preguntas: ¿debo conservar este documento?, ¿cuánto tiempo debe estar fácilmente accesible antes de archivarlo definitivamente?

¿Cronológico, alfabético, temático?

Un documento sigue siempre la misma vía. Desde que llega, debe ser clasificado por orden de urgencia, tratado y reclasificado después para posibles consultas antes de ser archivado. Llegada su prescripción o caducidad, será destruido. La idea es establacer un orden desde el comienzo del circuito combinando el etiquetado y la titulación (clasificación temática), la fecha (cronológica) y la urgencia (empleo de subcarpetas de colores diferentes según la importancia). Siguiendo este procedimiento, cualquier documento puede disponerse para consulta de la forma más eficaz: conociendo su circuito.

Consejo: visto el padecimiento general, os recomendamos hacer una lista en Excel que incluya nombre-altura-talla-vestido/traje disponible. ¿Por qué? Porque la oficina en estos días se convierte en un auténtico Wallapop verbal, con el "¿qué tienes para dejarme?" como pregunta de bandera. Una lista ordenada y compartida puede evitar quebraderos de cabeza.

TRUCO: utiliza subcarpetas de colores que se correspondan con la importancia del documento: rojo para los urgentes, verde para los que pueden esperar una semana, por ejemplo; negro para clasificar directamente... Como alternativa, puedes utilizar etiquetas de colores: rojo, pendiente de revisar; verde, revisado, por ejemplo.

Adelantarse a las necesidades: un plan evolutivo

La clasificación no debe satisfacer solo las necesidades a corto plazo; debe ser evolutiva y prever la integración de nuevos documentos. También se deben atribuir carpetas para cada categoría, asignarles un sitio que corresponda a su volumen y anticipar cuánto espacio ocuparán a corto y medio plazo. Ello implica diseñar el plan de clasificación en función del espacio y de su gestión. Es muy aconsejable dejar a mano los documentos en trámite o aquellos que necesitarás consultar con frecuencia.

No dudes en fraccionar o subdividir las carpetas demasiado voluminosas que complican la búsqueda.

El arte de eliminar

Una de las causas más frecuentes de la mala clasificación es la acumulación de documentos inútiles. Por precaución, tendemos a conservar más que a tirar. Es necesario, por tanto, preguntarse qué documento guardar y durante cuánto tiempo. Para ello, se aconseja indicar el periodo de validez de un documento desde que se recibe. Ejemplo: el catálogo de un proveedor será válido un año, y por tanto irá a parar a una caja de clasificación "anual" antes de su destrucción. En cambio, un documento contable deberá estar disponible al menos durante el ejercicio en curso (o más, dependiendo de la legislación), antes de ser archivado para siempre.

En papel o en tu ordenador

Cada vez se usan más documentos electrónicos. En primera instancia, aconsejamos reproducir el mismo sistema que para los documentos en papel: ordenar por fecha, nombrar carpetas por temática... La informática aporta la facilidad de que los ficheros se indexan y ordenan automáticamente.